Amtliche Beglaubigung einer Abschrift oder Fotokopie

Bei der Durchführung einer Beglaubigung wird das Original des Schriftstücks mit einer davon gefertigten Fotokopie oder einer Abschrift verglichen und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen. Mit diesem Vermerk wird bestätigt, dass die Fotokopie oder die Abschrift inhaltlich mit dem Orginal übereinstimmt. Eine so beglaubigte Fotokopie oder Abschrift ist geeignet im allgemeinen Rechtsverkehr das Original zu ersetzen.

Das Einwohnermeldeamt ist grundsätzlich befugt, Fotokopien oder Abschriften von Schriftstücken zu beglaubigen. Fotokopien oder Abschriften dürfen aber nur beglaubigt werden, wenn diese bei einer Behörde vorgelegt werden sollen oder deren Originale von einer Behörde ausgestellt wurden.

Beglaubigungen dürfen durch das Einwohnermeldeamt nicht vorgenommen werden, wenn:

nach § 129 BGB eine öffentliche Beglaubigung (zum Beispiel durch einen Notar) vorgeschrieben ist.
nach anderen spezialgesetzlichen Vorschriften die Beglaubigung bestimmter Dokumente (zum Beispiel Personenstandsurkunden, Führerscheine) unzulässig ist.
die Fotokopie oder Abschrift Durchstreichungen oder Ergänzungen enthält, die im Original nicht vorhanden sind.
Wird eine Personenstandsurkunde benötigt, deren Fotokopie oder Abschrift nicht beglaubigt werden darf, kann sie in den Bürgerbüros nachbestellt oder direkt beim Standesamt angefordert werden.

Zur Vorlage bei einem Rentenversicherungsträger darf ausnahmsweise die einfache Übereinstimmung der Kopie mit dem Original bestätigt werden.

Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Im Bürgerbüro werden keine 

• Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden beglaubigt.
  Hierfür ist das Standesamt zuständig, welches die jeweilige Urkunde  ausgestellt hat.

Nicht beglaubigt werden außerdem:

• Testamente
• Unterlagen über Erbrechts- und Grundstücksangelegenheiten
• Grundbucheintragungen
• von Gerichten gefertigte Entscheidungen
• Vereins- und Handelsregistersachen
• eidesstattliche Versicherungen
• Generalvollmachten
• Kopien mit ausländischen Textinhalten sowie
• übersetzte ausländische Ausweisdokumente und
• ausländische Pässe
• Personalausweise und Reisepässe können grundsätzlich nicht beglaubigt werden
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.)
• Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom Rechtscharakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis des Inhaltes. Dies schließt die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.
   

Aufenthalts-, Lebens- bzw. Meldebescheinigungen, die im Ausland vorzulegen sind, bedürfen oft der so genannten Überbeglaubigung, auch Apostille genannt. Hinweise zur Apostille bekommen Sie durch die Bezirksregierung Köln.

Grundsätzlich ist eine persönliche Vorsprache erforderlich. Für die Beglaubigung von Abschriften kann die Vorsprache durch Bevollmächtigte erfolgen. Vollmacht und zusätzlich Personalausweis oder Pass der Vertreterin oder des Vertreters sind vorzulegen.

§ 33, 34 Verwaltungsverfahrensgesetz Nordrhein-Westfalen und § 129 Bürgerliches Gesetzbuch

• Originale und nur einseitige Kopien
• Personalausweis oder Reisepass

Beglaubigungen einer Ablichtung je Seite 4,20 € (jede weitere Ablichtung 2,10 € Exemplar).

Eine Bezahlung mit EC-Karte ist möglich.